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Merge. Integración de campos de una base de datos

 

El Merge consiste en la integración y manipulación de campos de una base de datos (archivo “Data Source”) en un documento principal (archivo “Main Document”) cuyo producto es la impresión o un documento nuevo con la información sacada de los récords de la base de datos.

 

Aunque el programa Word sea un procesador de palabras, éste provee las herramientas necesarias para generar una base de datos, de igual forma que se genera en un programa de bases de datos, como Acces.

 

Antes de utilizar el Merge se requiere diseñar y crear una base de datos en Word utilizando la herramienta de la tabla.

 

Crea una base de datos (Data Source) en Word

 

El elemento nuclear de la base de datos es el campo (celda que contiene un dato numérico o alfanumérico) y el récord que consta de campos (equivalente a una tarjeta acumulativa).

 

La tabla consta de columnas y filas. La columna representa el campo y la fila el récord. El título de la columna representa el nombre del campo. La base de datos tiene tantos récords cuantas filas (menos la primera fila que representa el nombre de los campos), y el récord tiene tantos campos cuantas columnas.

 

  1. Diseña y crea la Base de Datos (Data Source) mediante una tabla como la que aparece a continuación:

 

Titulo

Apellido

Nombre

Direccion1

Direccion2

ZC

Ventas

Telefono

Tienda

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El número y nombre de los campos deben responder al uso presente y futuro de la base de datos. No obstante, pueden ampliarse más campos (columnas) si fuera necesario en cualquier momento.

 

  1. Entra seis récords.

 

Titulo

Apellido

Nombre

Direccion1

Direccion2

ZC

Ventas

Telefono

Tienda

Srta.

Quilés

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

00602

3522

868-4255

San Sebastián

Sr.

Rodríguez

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

00603

1500

 

Isabela

Dra.

Santos

Isabel

Box 548

MOCA

00605

4687

 

San Sebastián

Sra.

Bonet

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

00677

3002

823-5555

Moca

Ing.

Orsini

Pedro

Box 879

MOCA

00605

1800

 

Isabela

Srta.

Avilés

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

00603

5700

 

Moca

 

  1. Guarda el archivo con el nombre de base_datos.

 

Crea el doumento principal (Main Document)

 

El documento principal equivale a una página master o plantilla que contiene algunos (o todos) de los campos de un “Data Source” como el archivo base_datos. El diseño de esta página (documento principal) varía de acuerdo al contenido, ya sea un informe, una carta, etiquetas, sobres, etc.

 

Asegúrate que la barra de herramientas del Merge está actvada. Si no lo estuviera, da un clic en  View/Toolbars/Mail Merge (Office 2000 y XP), o en Tools/Letters and Mailings/Show mail Merge Toolbar  (Office XP).

 

Aparece la barra del Merge:

 

Las herramientas etiquetadas son las más importantes. Esta barra es prácticamente la misma que en Office 2000:

 

 

1.      El Informe (Nombre, dirección y teléfono)

a)           Abre un documento en blanco y activa la barra de herramientas del Merge (#4).

b)           Da un clic en la herramienta Main Document Setup, selecciona Normal Word Document/OK.

En Office 2000, da un clic en: Tools/Mail Merge/Main document/Create/Catalog.../Active Window/Close.    

c)            Crea una tabla de un fila y cuatro columnas.

 

 

 

 

 

 

d)           Asegúrate que el el archivo que contiene la base de datos esté abierto. De lo contrario, ábrelo dando un clic en la herramienta Open Data Source.

En Office 2000, da un clic en: Tools/Mail Merge/Data Source/Get Data/Open Data Source/Edit Main Document

 

e)           Coloca el cursor en la primera celda.

f)              Da un clic en la herramienta Insert Merge Field, selecciona el campo Nombre y da un clic en Insert.

g)           Coloca el cursor en la segunda celda, selecciona el campo Direccion1 y da un clic en Insert.

h)            Repite el mismo procedimiento el las otras dos celdas integrando los capos de Direccion2 y Telefono respectivamente.

i)              Una vez integrados los campos necesarios, cierra la caja de diálogo Insert Merge Field.

 

<<Nombre>>

<<Direccion1>>

<<Direccion2>>

<<Telefono>>

 

j)              Guarda el documento con el nombre main_dir_tel.

 

Nota: Pueden eliminarse los bordes de la tabla; como también puede prescindirse de la misma, precediendo a cada campo un <TAB> y al final de la línea un <ENTER>

 

Aplica el Merge

a)           Corre el Merge dando un clic en la herramienta Merge to New Document .

 

 

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

868-4255

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

 

Isabel

Box 548

MOCA

 

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

823-5555

Pedro

Box 879

MOCA

 

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

 

 

b)           Incluye un encabezamiento en el informe.

 

Nombre, Dirección y Teléfono

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

868-4255

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

 

Isabel

Box 548

MOCA

 

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

823-5555

Pedro

Box 879

MOCA

 

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

 

 

c)            Imprime el documento resultado del Merge.

 

Mientras el Documento Principal tiene una línea o fila, el documento que resulta del Merge puede tener cientos de líneas o filas, tantas como récords. Este documento puede guardarse, pro no es necesario, siempre y cuando se mantengan guardados el documento principal y la base de datos.

 

2.      Carta

 

Abre un documento nuevo en Word y repite el mismo procedimiento anterior del Informe. En la letra c) sustituye el Informe por  la carta que se presenta a continuación.

 

Para crear el documento principal o master de la carta, utiliza la caja de diálogo de la herramienta Main Document Setup/Letters, en Office XP.  (En Office 2000: Tools/Mail Merge/Create/Form Letters/Active Window/Get Data/Open Data Source/Close)

 

Escribe e Integra los campos de la misma base de datos en el lugar correspondiente mediante la herramienta Insert Merge Field. Puedes optar por otro diseño de carta con los mismos campos u otros que contenga la base de datos. Recuerda que para integrar los campos al documento principal debe estar abierto el archivo base (“Data Source”) que contiene dichos campos.

 

 

 

<<Titulo>> <<Nombre>> <<Apellido>>

 

 

Estimado(a) <<Apellido>>:

 

 

El negocio de <<Tienda>> que usted supervisa ha vendido la cantidad de $ <<Ventas>>  durante las dos últimas semanas.

 

 

Atentamente,

 

 

 

El Gerente

 

 

Guarda el documento con el nombre main_carta.

Finalmente corre el Merge con la herramienta Merge to New Document.

 

 

3.      Sobre

 

Abre un documento nuevo en Word y repite el mismo procedimiento anterior del Informe. En lugar de un informe vas a crear, a partir de la letra c), la carta que se presenta a continuación. Integra los campos de la misma base de datos en su lugar correspondiente. Puedes optar por otro diseño de carta con los mismos campos u otros que contenga la base de datos.

 

Recuerda que para integrar los campos al documento principal debe estar abierto el archivo base (“Data Source”) que contiene dichos campos.

 

Para crear el documento principal o master del sobre, utiliza:

 

Office XP

Office 2000

La caja de diálogo de la herramienta Main Document Setup.

Selecciona Letters.

Elige

 

 

1.       Da un clic en Tools/Mail Merge/Create/Form Letters/Active Window/Get Data/Open Data Source/Setup Main Document. Aparece la caja de diálogo Envelope Options.

2.       Elige el tamaño del sobre y presiona OK. Aparece la caja de diálogo Envelope Adrress.

3.       Inserta los campos correspondientes de la dirección que van en el sobre.

4.        Da un clic en OK.

 

 

 

 

Finalmente corre el Merge con la herramienta Merge to New Document.

 

 

4.      Etiquetas (Labels)